В таких случаях (например, звонок работодателю) обычно записываю на бумаге список вопросов, которые планируется задать. Потом смотрю по нему, и спрашиваю. Ну в общем, звонок в Институт Востоковедения мог бы быть таким:

"Здравствуйте. Тут такая ситуация - у нас пропал друг, с ноября прошлого года не выходит на связь. Жаловался на здоровье, и ему уже за 60 лет... Мы смогли выяснить, что его отец, предположительно, может работать в вашем институте, и что его зовут Васильев Николай Васильевич, он у вас на сайте значится как замдиректора. Мы хотим выяснить, есть ли у него сын по имени Валера, и если да - то что с ним сейчас? И возможно ли как-то выйти на связь с Николаем Васильевичем и разузнать об этом, так как мы очень безпокоимся? Пробовали обращаться к участковому, но он говорит, что только родственникам информацию предоставляет, а мы ни с какими родственниками не знакомы - видели только соседей Валеры, и они говорят что давно не видели его."

Примерно так. Возможны дополнения.

ЖЭК:
"Здравствуйте. Тут такая ситуация - у нас пропал друг, с ноября прошлого года не выходит на связь. Жаловался на здоровье, и ему уже за 60 лет... Мы недавно ходили к нему по адресу (называем адрес), но там соседи говорят, что его не видели уже давно. Родственников не можем найти пока что. Хотим собрать как можно больше информации, чтобы участковый рассмотрел её и как-то помог, так что подскажите - оплачивалась ли квартира и все её счета в эти месяцы? Мы всё-таки надеемся, что он просто уехал, или ещё какая-то причина, так что если счета оплачиваются - то всё не так плохо. А если нет, то будем думать, что дальше делать."

Опять-же, возможны дополнения.